Association Coiffure Québec – Total cumulé 503 901 $ – Moyenne 5 690 $ par assuré | Association des chiropraticiens du Québec – Total cumulé 4 334 375 $ – Moyenne 20 067 $ par assuré | Association des gens d’affaires et professionnels du Québec – Total cumulé 1 271 375 $ – Moyenne 12 760 $ par assuré | Association des professionnels de la construction et de l’habitation du Québec – Total cumulé 37 357 000 $ – Moyenne 18 900 $ par assuré | Association des propriétaires de machinerie lourde du Québec – Total cumulé 1 232 059 $ – Moyenne 17 810 $ par assuré | Association professionnelle des notaires du Québec – Total cumulé 5 566 389 $ – Moyenne 10 214 $ par assuré | Corporation des maîtres électriciens du Québec – Total cumulé 9 071 071 $ – Moyenne 17 540 $ par assuré | Corporation des praticiens de médecines douces du Québec – Total cumulé 242 001 $ – Moyenne 8 070 $ par assuré | Fédération des chambres de commerce du Québec – Total cumulé 1 421 736 $ – Moyenne 16 350 $ par assuré | Fédération des entrepreneurs en technique de l’eau et de l’air du Québec – Total cumulé 4 074 975 $ – Moyenne de 17 830 $ par assuré | Fédération provinciale du bâtiment et de l’habitation du Québec – Total cumulé 18 873 666 $ – Moyenne 17 619 $ | Ordre des opticiens d’ordonnances du Québec – Total cumulé 949 226 $ – Moyenne 12 534 $ par assuré | Programme des architectes du Québec – Total cumulé 2 810 820 $ – Moyenne 22 668 $ par assuré | Société de gestion des Camionneurs de la province de Québec – Total cumulé 1 265 717 $ – Moyenne 19 178 $ par assuré

Politique corporative de protection des
renseignements personnels du groupe Industrielle Alliance

(LA « POLITIQUE »)

Le groupe Industrielle Alliance est composé de l’Industrielle Alliance, Assurance et services financiers inc. et de ses filiales (la « Société »). La Société s’est engagée à protéger la vie privée de ses clients, employés et mandataires (la « Personne concernée ») et à assurer la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de ses activités.

La présente politique de protection des renseignements personnels décrit nos normes de collecte, utilisation, communication et conservation des renseignements personnels de la personne concernée. La présente politique explique également la façon dont la Société protège les renseignements personnels de la Personne concernée et son droit d’accès à ceux-ci.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement concernant une personne physique et qui permet de l’identifier, tel que les renseignements sur la situation financière, le mode de vie ou la santé. Sont exclus de cette définition le nom, le poste, l’adresse d’affaires, le numéro de téléphone ou l’adresse de courriel.

Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

FINS DE LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

La Société doit recueillir des renseignements au sujet de la Personne concernée afin de lui fournir des services de haute qualité. La nature et la sensibilité des renseignements ainsi recueillis varie en fonction des services de la Société fournit à la Personne concernée et des exigences légales auxquelles elle doit se conformer (telles que votre numéro d’assurance sociale si un produit choisi génère un revenu de placement).

Les fins pour lesquelles la Société recueille des renseignements personnels au sujet de la Personne concernée sont déterminées avant la collecte ou au moment de celle-ci. Par exemple, des renseignements sont recueillis lorsque la Personne concernée soumet une proposition, ouvre un compte ou présente une demande d’indemnisation.

Les fins pour lesquelles la Société recueille des renseignements sont habituellement pour fournir à la Personne concernée les  produits  ou services demandés  par cette dernière, confirmer l’identité, prévenir la fraude ou régler les questions concernant la relation unissant la Société et la Personne concernée.

Les questions ou commentaires de la Personne concernée au sujet des fins pour lesquelles la Société recueille  certains renseignements peuvent être acheminées à l’adresse figurant ci- dessous.

CONSENTEMENT

Lorsque la Société recueille des renseignements personnels, elle obtient le consentement de la Personne concernée afin de les utiliser aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. La Société doit obtenir le consentement de la Personne concernée pour utiliser ces renseignements à d’autres fins ou pour recueillir des renseignements additionnels à son sujet.

En règle générale, la Société demande le consentement explicite par écrit de la Personne concernée pour recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements personnels. Lorsqu’il s’agit de renseignements moins sensibles, la Société peut, dans certaines circonstances, accepter un consentement verbal. À l’occasion, la Société peut, selon les actions ou inaction de la Personne concernée, présumer qu’elle a donné son consentement implicite.

Le consentement doit être donné par la Personne concernée ou par une personne dûment autorisée tel un tuteur ou mandataire.

La personne concernée peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles (par exemple, son droit de retirer son consentement est nécessairement limité si la Société a besoin de renseignements pour consentir un prêt sur la valeur d’une police délivrée par ladite Société). La Société informe la Personne concernée des conséquences d’un tel retrait, y compris la possibilité pour la Société de ne pouvoir fournir un produit ou de traiter une demande. Si la Personne concernée choisit de retirer son consentement, la Société l’inscrit à ses dossiers.

Dans certaines situations, la Société doit ou a l’obligation de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à l’insu de la Personne concernée ou sans son consentement. Cela se produit lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou difficile pour la Société d’obtenir un consentement. Lorsque des renseignements sont recueillis pour enquêter sur une possible rupture de contrat, pour la prévention ou la détection de la fraude, ou pour l’application de la loi, le fait d’obtenir le consentement pourrait nuire au but visé par la collecte de renseignements. Dans certains cas, obtenir le consentement peut être impossible ou inopportun si la Personne concernée est mineure, gravement malade ou inapte.

LIMITATION DE LA COLLECTE, UTILISATION ET COMMUNICATION

La Société limite la collecte des renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins qui ont été expliquées à la Personne concernée.

La Société recueille les renseignements personnels directement de la Personne concernée, à moins qu’elle n’ait consenti à ce que la Société recueillie ces renseignements auprès de tiers ou que la loi lui autorise.

La Société utilise les renseignements personnels de la Personne concernée uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Cela signifie qu’elle ne peut pas utiliser les renseignements personnels à toute autre fin sans le consentement de la Personne concernée, à l’exception des mesures prévues par la loi.

La Société ne peut divulguer les renseignements  personnels de la Personne concernée à quiconque sans son consentement, à l’exception de ce qui pourrait être requis par la loi.

Les renseignements personnels de la Personne concernée ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées à y accéder et pour qui cela est nécessaire dans l’exercice de ses fonctions.

La Personne concernée a le droit de demander à qui les renseignements ont été communiqués. Ce n’est qu’exceptionnellement et conformément à la loi que la Société refusera de divulguer cette information. La Société tient des registres exacts des personnes auxquelles elle a communiqué les renseignements de la Personne concernée et les circonstances pour lesquelles les renseignements ont été communiqués.

La Société échange parfois les renseignements personnels de la Personne concernée avec des fournisseurs de services ou mandataires afin d’assurer l’administration adéquate des produits de la Société ou de fournir les services demandés par la Personne concernée.  Ces fournisseurs de services ou mandataires doivent s’engager à respecter la législation concernant la protection des renseignements personnels avant que tout renseignement personnel leur soit transmis.

La Société peut, dans certaines circonstances, utiliser des fournisseurs de services à l’extérieur du Canada, y compris des États-Unis. La Société a la responsabilité de s’assurer que le fournisseur de services se conforme à la présente politique de protection des renseignements personnels et de veiller à ce que leur niveau de protection soit comparable à celui de la Société. Toutes questions concernant la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels à l’extérieur du Canada, doivent être acheminées au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse indiquée ci-dessous.

CONSERVATION

La Société conserve les renseignements personnels de la Personne concernée aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.  La Société détruit ces renseignements conformément à la loi et à sa politique de conservation des dossiers. Lorsque la Société détruit des renseignements personnels, elle prend les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.

LISTE DE CLIENTS

Une liste de clients (nom, adresse et numéro de téléphone) peut être constituée et partagée avec d’autres sociétés membres du groupe Industrielle Alliance. Cette liste permet à la Société de mieux servir la Personne concernée en offrant des produits et services qui conviennent à ses besoins. La Personne concernée peut demander que son nom soit retiré de cette liste en écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse indiquée ci- dessous.

La Société ne vend pas ses listes de clients à des tiers.

EXACTITUDE

La Société met tout en œuvre pour s’assurer que les renseignements personnels de la Personne concernée soient aussi exacts et complets que l’exigent les fins auxquelles ils sont recueillis, utilisés ou communiqués.

RESPONSABILITÉ

La Société est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou qui sont sous sa garde, y compris les renseignements qui sont confiés à des tiers aux fins de traitement. La Société exige de ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité.

La Société adhère aux principes énoncées par la loi et aux règles qu’elle a mises en places pour la protection de vie privée de la Personne concernée. Ces règles sont énoncées dans la présente politique de protection des renseignements personnels, le code de conduite professionnelle (qui s’applique aux administrateurs, dirigeants et employés), le code de saines pratiques commerciales (qui s’applique aux représentants et courtiers) de même que les lignes directrices de l’industrie des assurances et les autres lois applicables.

Le personnel de la Société est renseigné et adéquatement formé sur ses politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

MESURES DE SÉCURITÉ

La Société a mis en place et continu à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que les renseignements personnels de la Personne concernée demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre toute consultation, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.

Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que le recours aux attestations de sécurité et l’accès restreint à ce qui est nécessaire; des mesures physiques (cartes d’accès aux bureaux pour les employés, enregistrement des visiteurs et cartes d’identité, sauvegarde et archivage des données au moyen d’un système externe, etc.); et mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (changement fréquent de mots de passe, utilisation de pare-feu et opérateurs à accès segmenté, etc.).

DEMANDE D’ACCÈS À L’INFORMATION ET RECTIFICATION

La Personne concernée a le droit de savoir si la Société détient des renseignements personnels à son sujet et de consulter ces renseignements. La personne concernée a également le droit de demander la façon dont la Société a recueilli ces renseignements personnels, comment elle les a utilisé et à qui ils auraient pu être communiqués.

Ces renseignements seront fournis à la Personne concernée dans un délai raisonnable à partir du jour où la Société a reçu la demande écrite. La Société peut exiger des frais raisonnables pour traiter toute demande.

Dans certains cas précis, la Société peut refuser, à la Personne concernée, de fournir les renseignements demandés. Les exceptions à ce droit d’accès se traduisent notamment par le fait qu’il serait extrêmement coûteux de fournir les renseignements demandés, ces renseignements font référence à d’autres personnes, ces renseignements ne peuvent être divulgués pour des raisons légales, de sécurité ou de propriété commerciale, ces renseignements ont été obtenus dans le cadre d’une enquête sur une possible rupture de contrat ou pour prévenir ou détecter une fraude ou encore que ces  renseignements  sont protégés par le privilège du secret professionnel de l’avocat ou le privilège relatif à un litige.

Lorsque la Société détient des renseignements médicaux à l’égard de la Personne concernée, il est possible qu’elle refuse de lui communiquer directement et demander à ce qu’ils soient transmis à un professionnel de la santé désigné par cette dernière pour les lui communiquer.

La Personne concernée peut vérifier l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels détenus par la Société et, le cas échéant, en demander la rectification. La Société répondra à toute demande de rectification dans un délai raisonnable.

Toute demande d’accès à l’information ou demande de rectification doit être transmise à l’adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels MRA
5055, Boul. Métropolitain Est Bureau 200
Montréal (Québec) H1R1Z7

1 800 363-5956

PRÉOCCUPATIONS ET PLAINTES

Les employés et représentants de la Société peuvent répondre aux questions et préoccupations concernant la protection des renseignements personnels. Si la réponse n’est pas satisfaisante, ces questions ou préoccupations peuvent alors être acheminées au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse susmentionnée.

Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse figurant ci-dessus.